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算定基礎届とは?時期や提出先・作成方法を分かりやすく解説。担当者が押さえておくべき知識

しゃろねこ
しゃろねこ

社会保険に加入している事業主のみなさん、7月になると「算定基礎届」を提出しなければなりませんが、昨年どんなことを行ったか覚えていますか?

社会保険に加入している事業主の皆様は毎年7月1日から10日(祝日の場合は後ろ倒し)に、その年の9月からの社会保険料を更新するため、算定基礎届(正式には被保険者報酬月額算定基礎届と言います。)に必要事項を記入して日本年金機構へ提出をしなければなりません。社会保険料は加入する人の報酬に基づいて保険料額が定められる仕組みになっていますので、年に1回、この届出をすることで実際の報酬に合った保険料に更新を行います。

従業員の方の中にはずっと同じお給料の方もいるかもしれませんが、昨今の賃上げムードで昇給となる方や業務内容の変化などでお給料が変わることが多くあります。それぞれの賃金の変更タイミングは様々なので、毎年7月に全ての社会保険の被保険者の報酬額について、一律に届出をする仕組みは非常に合理的と言えます。

しかし事業主の皆さんからすれば、毎年1回しか行わない手続きはなかなか覚えていることは難しいですね。毎年のこととはいえ「算定基礎届の書き方を忘れた」「控えを取っていなかったので何を書いたかわからない」とお困りの方も多くいらっしゃいます。また、賃金に含めなければならない手当などが入っていないことや、対象となる方なのにそもそも社会保険の加入漏れがあるなど、算定基礎届の作成以前の問題があるようなことも、本当によくあります。

今回は、誰が対象であるのか、どんな手順でどう書いたらいいのか、具体的に事業主が自分で算定基礎届を作成して提出するためには何をしなければならないのか、社会保険労務士が解説いたします。

社会保険料の定時決定の概要

事業主は、7月1日現在で使用している「社会保険に加入している被保険者および70歳以上の被用者」について、4月、5月、6月の報酬をもとに算定基礎届を作成し届出をします。

この届出内容に基づき、毎年1回、社会保険料額の決定の元となる標準報酬月額が決定し直されます。これを算定基礎届といいます。

これを行うのは、「被保険者および70歳以上被用者」の実際の報酬と標準報酬月額との間に大きな差が生じないように、毎年1回見直しをするためとなります。

この決定された標準報酬月額は、毎月の社会保険料額として原則その年の9月から翌年8月までの各月に適用されるほか、将来受け取る年金額等の計算の基礎となります。

算定基礎届の大まかな流れ

届出用紙(被保険者報酬月額算定基礎届)

※(以下算定基礎届とします)は、6月中旬ごろから事業所あてに郵送されてきます。この届出用紙には、5月中旬頃までに届出された被保険者の氏名、生年月日、従前の標準報酬月額等の印字があります。

対象者の4,5,6月の報酬月額を集計し、算定基礎届を作成します。
提出期限は毎年7月1日~10日となります。

※10日が土曜または日曜の場合は翌営業日が提出期限

提出方法は、電子申請、電子媒体(CDまたはDVD)、郵送、窓口持参などがあります。
提出先は所轄の年金事務所などになります。
算定基礎届を提出後にその方の標準報酬月額に変更があれば、保険料の控除額にも変更があるので、給与計算時の控除額を変更するなどの修正をします。

算定基礎届の対象者となる方

加入しなければならない方に対して、正しい加入手続きが出来ていることがまずは大前提ではありますが、定時決定の対象者は、7月1日に在籍している社会保険の被保険者です。

そのほか、社会保険の被保険者以外であっても算定基礎届にて届出をしなければならない場合があります。以下に示す70歳以上の方であれば、保険料の納付がない方でも、算定基礎届の対象となるため、もれなく算定基礎届に記載するよう注意が必要です。

70歳以上の方についても算定基礎届に記載をする

社会保険に加入して毎月保険料を納付している方は当然定時決定の対象となりますが、70歳以上の被用者の方(70歳以上の方で会社で働いている方)も対象となります。

保険料の納付がないのになぜ算定基礎届に記載しなければならないかというと、社会保険は年金との関係があり、70歳以上の方の報酬額を届け出ることで、老齢年金の支給の調整が必要かどうかを把握するためです。例えば75歳以上で厚生年金保険も健康保険も外れているが(後期高齢者医療制度の対象者)、会社で働きながら老齢年金も受給している方は、会社から受け取る報酬額によっては年金支給が停止するという仕組みがあります。その仕組みを正しく機能させるために、70歳以上の会社で働いている方の報酬額を把握する必要があります。よって70歳以上の方については社会保険に加入していなくても定時決定の対象者となりますので、算定基礎届に4月から6月の報酬額を記載して届け出なければならないというわけです。

■70歳以上の方についての社会保険の扱い

・厚生年金保険は70歳まで加入が出来ますので、70歳の誕生日の前日に被保険者の資格は喪失します。

・健康保険は75歳まで加入が出来ますので、75歳の誕生日の前日に被保険者の資格は喪失します。(75歳からは「後期高齢者医療制度」へ移行します)

70歳以上の方を雇用している、若しくは事業主ご自身が該当する場合には、算定基礎届に記載する必要があるため、ご注意ください。

■70歳以上の方についての算定基礎届の書き方

基本的には一般的な算定基礎届と同じとなります。70歳から75歳までの方は、厚生年金保険の被保険者ではありませんが、健康保険には加入していることになるため、この場合は整理番号を記載します。75歳以上であれば整理番号の記載は不要です。

※備考欄は「1.70歳以上被用者算定」を〇で囲みます。(電子申請はチェックを入れる)。4月から6月の間に70歳になった場合は、70歳以後の期間を算定基礎月として記載します。

例)4月にお給料を支払われた後に70歳になった場合→算定基礎月5月、6月と記載します。

■社会保険に加入している方でも定時決定の対象にはならない方

入社や退職のタイミングにより、定時決定の対象から外れる方がいます。

具体的には以下の方は定時決定の対象外となりますので、算定基礎届への記載は不要となります。

6月30日までに退職した従業員

6月1日以降に入社や社会保険の被保険者になった従業員

6月以降に入社した方や、6月以降に労働時間の変更などから社会保険適用対象者となったことにより被保険者となった方は、「資格取得時の決定」によりすでに翌年8月までの標準報酬月額が決定しています。定時決定をしても結果は同じとなるため、この方たちは定時決定の対象外となります。

③4月から昇給などが報酬額が大きく変わり、7月改定の月額変更届を提出する従業員
4月のタイミングでの昇給などで、4月〜6月に支払われた報酬の平均と、現在の標準報酬月額に大きな差がある場合は定時決定を行わず、7月に「月額変更届の提出による随時改定」を行ってください。

④8月、9月に随時改定が予定されている従業員
上記③同様の事情により、8月または9月の随時改定に該当する場合には、定時決定ではなく「月額変更届の提出による随時改定」を行ってください。

※上記③および④の方についての算定基礎届の書き方

・紙で届いた算定基礎届の「報酬月額欄は記入せず空欄」としてください。

※備考欄は「3.月額変更予定」を〇で囲みます。

・電子媒体申請および電子申請の場合は、上記③および④の対象者を除きます。

・上記④の方について、もし随時改定の要件に該当しないことが判明した場合は、速やかに算定基礎届を提出する必要があります。

算定基礎届を作成する際の「報酬月額」について

社会保険における報酬月額には、以下の点について注意が必要です。ご自身の会社の定時決定対象者の賃金台帳を見ながら、以下を確認していきましょう。

・報酬に含めるもの、含めないものがある

・通貨で支払われるものと現物支給のものとがある

報酬に含めるものと含めないもの

算定基礎届に記載する各月に支払われた標準月額を算出するにあたり、対象となる報酬とならない報酬があります。

対象となる報酬とは、賃金、給料、俸給、手当、賞与などの名称を問わず、労働者が労働の対償として受ける全てのものを含みます。

また、金銭(通貨)に限らず、通勤定期券、食事、住宅など現物で支給されるものも報酬に含まれます。

ただし、臨時に受けるものや、年3回以下支給の賞与(※年3回以下支給されるものは標準賞与額の対象)などは、報酬に含みません。

通貨で支払われるもの以外も現物支給として報酬に含める

中には金銭(通貨)に限らず、通勤定期券、食事、住宅など「現物で支給されるもの」を従業員へ支給している場合もあるかと思いますが、こちらも当然報酬に含まれます。

・通勤定期券の場合

その全額が対象となります。そのため、3ヶ月・6ヶ月単位の通勤定期券などは、1ヵ月あたりの額を算出して報酬に含みます。

例)4月から9月までの6か月分の通勤手当として、4月の給与支払日にまとめて60,000円支給した場合は

60,000円÷6か月=10,000円を算定基礎届の各月に含めて記載します。

・食事を支給している場合

厚生労働大臣が都道府県ごとに定めた価額に換算して算出します。

①1/3以下を従業員が負担している場合は、本人負担分を差引いた額を算入します。

例)600円の食事代について、従業員負担が200円の場合は、200円を差し引いて計算をします。

②2/3以上を従業員が負担している場合は、報酬に算入しません。

例)600円の食事代について、従業員負担が400円の場合は、報酬に含めません。

・社宅や寮を提供している場合

厚生労働大臣が都道府県ごとに定める価額に換算して報酬を算出します。

①価額を算出する際に対象となるのは居間、茶の間、寝室、客間等の居住用の部分となります。玄関や台所などは含めません。

例)1Kの物件につき、全体では12畳あるが対象となるスペースが8畳の場合は、8畳を基に計算をします。

②価額を算出する時に用いるのは「勤務地」の都道府県の価額となります。

例)労務管理等をしている事業所は東京都であり、社宅が千葉県にある場合は、東京都の現物給与価額をもとに計算をします。

報酬に含まれるもの

1)金銭(通貨)で支給されるもの

基本給(月給・週給・日給など)、能率給、奨励給、役付手当、職階手当、特別勤務手 当、勤務地手当、物価手当、日直手当、宿 直手当、家族手当、扶養手当、休職手当、 通勤手当、住宅手当、別居手当、早出残業 手当、継続支給する見舞金、年4回以上の賞与など。

※年4回以上の賞与を報酬に含める場合

例)9月10万円、12月30万円、3月15万円、6月20万円だった場合はその総額75万円を12か月で割った金額62,500円を各月の報酬額に足して記載をします。

※備考欄「9.その他」に「賞与 9月12月3月6月 62,500円」と記載します。金額は総額ではなく12か月で割った金額となります。

2)現物で支給されるもの

通勤定期券、回数券、食事、食券、社宅、寮、被服(勤務服でないもの)、自社製品など。ただし、臨時に支払ったものや、年3回以下で支給した賞与(※年3回以下支給されるものは標準賞与額の対象)などは含まれません。

報酬に含めないもの

1)金銭(通貨)で支給されるもの

大入袋、見舞金、解雇予告手当、退職手当、出張旅費、交際費、慶弔費、傷病手当金、 労災保険の休業補償給付、年 3 回以下の賞与(※年3回以下支給される賞与は標準賞与額の対象になります。)など

2)現物で支給されるもの

制服、作業着(業務に要するもの)、見舞品、食事(本人の負担額が、厚生労働大臣が定める価額により算定した額の 2/3 以上の場合)など

算定基礎届を作成するときの注意点

算定基礎届では、その方の4~6月の給与の支払い金額の合計額を対象月数で割った金額をもとに保険料額が決まりますが、例えば欠勤や入社などがあった場合はお給料がそもそも少なくいので、一律同じ月数で割るのでは、算定するタイミングで保険料が安い人高い人が出てしまうので、計算方法に不公平が生じます。

そうならないためにも「支払い基礎日数」を基本とするルールがあります。

支払い基礎日数とは

支払基礎日数とは、その報酬の支払対象となった日数のことをいいます。

例)賃金計算期間1日~月末 賃金支払日は翌月10日であった場合

支払基礎日数は3月1日~3月31日=31日 記載する報酬額は4月10日支払分

支払基礎日数は4月1日~4月30日=30日 記載する報酬額は5月10日支払分

支払基礎日数は5月1日~5月31日=31日 記載する報酬額は6月10日支払分

例)賃金計算期間21日~翌月20日 賃金支払日は翌月25日であった場合

支払基礎日数は3月21日~4月20日=31日 記載する報酬額は4月25日支払分

支払基礎日数は4月21日~5月20日=30日 記載する報酬額は5月25日支払分

支払基礎日数は5月21日~6月20日=31日 記載する報酬額は6月25日支払分

月給制・週給制の場合の支払基礎日数の数え方

出勤日数に関係なく暦日数になります。ただし、欠勤日数分だけ給料が差し引かれる場合は、就業規則、給与規程等に基づき事業所が定めた日数から、欠勤日数を控除した日数となります。

■支払基礎日数によっては、算定基礎届の対象から外れる月もある

対象者の4、5、6月それぞれの支払基礎日数が何日かによって、3か月分で算出したり、2か月分で算出したり、記載方法のルールは変わります。

①支払基礎日数が3ヵ月とも17日以上の場合は、3ヵ月すべてが対象となります

②支払基礎日数に17日未満の月がある場合は、支払基礎日数が17日以上の月を対象とします。

例)支払基礎日数が4月は19日、5月は15日、6月は21日だったとしたら、4月と6月が対象月となります。

月の途中入社の場合

給与の支払対象となる期間の途中から資格取得したことにより1ヵ月分の給与が支給されない場合は、1ヵ月分の給与が支給されない月(途中入社月)を除いた月を対象とします。

※備考欄「4.途中入社」を〇で囲み(電子申請はチェックを入れる)、「9.その他」欄に資格取得年月日を記載します。

例)「9.その他」欄に「令和●年●月●日 取得」と記載します。

※途中入社の方で日割り計算により1か月の給与が支給されない場合は、その月を除いた月で報酬月額を算出します。

例)4月10日入社の場合

4月の報酬はなし

5月は支払基礎日数20日ではあるが報酬は1か月分出ず14万円

6月は支払基礎日数31日で報酬は1か月分20万円ある場合

総計は34万円と記載しますが、修正平均額は6月の報酬額のみ20万円と記載をします。

時給制・日給制の場合

実際の出勤日数(有給休暇も含みます。)が支払基礎日数となります。

・短時間就労者(「パートタイマー」とは1週間の所定労働時間および1か月の所定労働日数が通常の労働者と比較して4分の3以上である方

・短時間労働者(1週間の所定労働時間が通常の労働者の4分の3未満、1ヵ月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3未満、またはその両方の場合で、次の要件を全て満たす方で一定の要件に該当する方)

などが該当することが多く、その詳細は以下となります。

短時間就労者(パートタイマー)の支払基礎日数について

1週間の所定労働時間および1ヵ月の所定労働日数が、通常の労働者と比較して4分の3 以上である被保険者については、以下の通りの扱いとなります。

・支払基礎日数が17日以上の月がある場合

支払基礎日数が17日以上の月を対象として記載をします。

例)支払基礎日数が4月は17日、5月は14日、6月は15日だった場合は、4月が対象となります。

・支払基礎日数がすべて17日未満だが15、16日の月がある場合

支払基礎日数が15、16日の月のみを対象として記載をします。

例)支払基礎日数が4月は15日、5月は15日、6月は13日だった場合は、4月と5月が対象となります。

※備考欄の「7.パート」を〇で囲みます。(電子申請はチェックを入れる)。

短時間労働者

1週間の所定労働時間が通常の労働者の4分の3未満、1ヵ月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3未満、またはその両方の場合で、次の要件を全て満たす方が該当になります。

・週の所定労働時間が20時間以上あること

・雇用期間が2か月以上見込まれること

・賃金の月額が8.8万円以上であること

・学生でないこと

・特定適用事業所(※)または国・地方公共団体に属する事業所に勤めていること

(※)特定適用事業所は被保険者(短時間労働者を除く)の総数が常時100人(※令和6年10月からは50人に改正予定)を超える事業所が該当します。

例)支払基礎日数による対象月の例

①支払基礎日数が3ヵ月とも11日以上の場合は、3ヵ月が対象となります

②支払基礎日数に11日未満の月がある場合は、支払基礎日数が11日以上の月を対象とします。

※備考欄の「6.短時間労働者」を〇で囲みます。(電子申請はチェックを入れる)。

■算定対象月である4月から6月の間で雇用区分の変更などがあった場合

短時間労働者だった方がフルタイム勤務に変わった場合などが該当します。

※備考欄「6.短時間労働者」を〇で囲み(電子申請はチェックを入れる)、「9.その他」欄に変更付と被保険者区分を記載します。

例)6月からフルタイムに変更した場合は、「6月 一般」と記載します。

一般的な定時決定ではない例外的な方法について

例えば、病気等による欠勤などでいずれの月も全く報酬を受けない場合は、従前の標準報酬月額で決定します。

※備考欄には「5.病休・育休・休職等」を〇で囲み(電子申請はチェックを入れる)、「9.その他」欄に「●月●日から休職」と記載します。

また、4、5、6月の給与の平均額から算出した標準報酬月額」と「前年の7月から当年の6月までの給与の平均額から 算出した標準報酬月額」に2等級以上の差が生じ、その差が業務の性質上例年発生することが見込まれる場合前年の7月から当年の6月までの給与の平均額から算出した標準報酬月額で決定することができます。

例)4月、5月、6月が繁忙期となり平均すると40万だったとしても、前年の7月から当年の6月までの年間平均を12か月で割った報酬月額が35万だった場合は「事業主の申立書」と「被保険者の同意」を添えて届出ることにより、標準報酬月額を35万円で決定することができます。

※備考欄は「8.年間平均」を〇で囲みます。(電子申請はチェックを入れる)。

算定基礎届の対象となる二以上の事業所に勤務する方の届出について

同時に二以上の事業所に勤務する方の標準報酬月額は、各事業所から受ける報酬を合算して決定され、各事業所における保険料は、各事業所から受ける報酬の割合により按分して計算されます。二以上の事業所に勤務する方の算定基礎届は、選択事業所を管轄する事務センターから各事業所に送付されます。送付された算定基礎届は、選択事業所を管轄する事務センターに提出します。

※備考欄の「2.二以上勤務」を〇で囲みます。(電子申請はチェックを入れる)。

算定基礎届を提出しないとどうなるのか?

届け出に関する法律違反となりますので、健康保険法および厚生年金保険法において一年以下の懲役または50万以下の罰金を課せられることが当然にあります。

定時決定をしないということは、正しい報酬月額に更新されないということになります。そのままにしておくと、日本年金機構が従前の報酬月額で認定決定をするので、納付書そのものは継続して届きますが、実態とは違う保険料を納めることとなります。もしも実態よりも高い保険料を支払うことになれば、会社や従業員の負担額が多いままになってしまいます。実態より低い保険料を支払うことになれば、遡及請求となり後にまとまった額を徴収されることや、従業員が将来貰える年金額が少なくなるなどの影響が考えられます。将来貰える年金だけではなく、病気やケガによる障害が生じた場合の障害年金や、働き手を失った場合の遺族年金の受取額にも影響があります。

年金事務所では、事業所を対象に定期的に調査を実施していますので、調査の実施があった際に実態と違うことがわかれば、何年も遡及して定時決定をやり直すこととなり、併せて給与計算のやり直しや控除の過不足調整など、作業は社保手続き以外にも膨大になることが考えられます。

事業主が事前に整備しておきたいこと

算定基礎届は毎年7月1日から7月10日の間に行うきまりがあり、期間としてはとても短いです。また。この時期の年金事務所は大変込み合いますので、準備等でわからないことがあったとしてもなかなか問い合わせ窓口への電話がつながらないということも考えられます。また、4月から6月までの賃金支払いが確定しなければ対応は出来ませんが、昇給の賃金台帳反映漏れがないか、通勤費の改定の有無などをあらかじめ確認しておくなど、できることは早めに着手していきましょう。そして、わからないことがあれば早めに解消をしておきましょう。

さいごに

定時決定における算定基礎届の作成及び提出は、労働保険料の年度更新と同様、年に1回の作業となります。労働保険料の年度更新同様、どうやるのかを毎年思い出すことに頭を悩ませる事業主の方も多いのではないかと思います。また、近年の法改正により加入させるべき対象者を加入させていないことや、報酬に含める賃金の認識が誤っていることで、記載すべき報酬額が誤っていることが多発しています。まずは今の労務管理や手続きがそもそも正しい状態かどうかを早急に確認することが必要です。社会保険労務士というプロに任せてみませんか?

算定基礎届は送られてきた算定基礎届に賃金台帳の数字を転記すればよい、というものではありません。前提となる正しい労務管理が出来ていればもちろん問題はありませんが、完ぺきにできていると言い切れる事業主の方はあまりいらっしゃらないように思います。また、入退社がそれほど多くない事業主の方であれば、このような手続きこそ顧問契約を不要とするスポット手続きを活用されることをおすすめします。もちろんご希望があれば顧問契約も対応しております。スポット利用から顧問契約に切り替わる方も多くいらっしゃいます。ぜひご検討、お問合せください。

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